Berichte / Abrechnungssoftware für die Nebenkostenabrechnung

Post-Kleingärtnerverein Düsseldorf e.V.



Zu Beginn stand die Anschaffung eines Personal-Computers inklusive eines Office-Pakets. Der aktive Vorstand wollte mit der Zeit gehen und eine Basis schaffen, mit der man eine elektronische Nebenkostenabrechnung durchführen konnte. In Zukunft sollte die Nebenkostenabrechnung in Papierform bzw. Schreibmaschine der Vergangenheit angehören. Die entstandene Lösung basierte auf Microsoft Excel und wurde bei Bedarf seit 2000 immer weiter entwickelt. Am Ende wurden alle Details und über die Jahre zusammen getragenen Wünsche berücksichtigt. 

 

Gibt es dennoch gute Gründe eine funktionierende Lösung auszuwechseln?

 

Der Vorstand des Post-Kleingärtnervereins beschäftigte sich bereits Anfang 2017 mit der Frage-stellung, ob die detailreiche und funktionale Excel-Lösung noch zeitgemäß ist. Die Antwort auf die Frage-stellung ist einfach wie wider-sprüchlich mit Blick auf die dennoch getroffene Ent-scheidung. Eine ausgereifte und funktionierende Excel-Lösung muss nicht zwingend ausgetauscht werden. Das sich der Vorstand dennoch für einen Wechsel der bisher eingesetzten Lösung ausge-sprochen hat, lag weniger an der funktionierenden Lösung selbst, als vielmehr an organisatorischen Veränder-ungen (Wechsel im Vorstand) und einem sich veränderten Draufblick. Man könnte auch von einer geänderten Bewer-tung der Risikofaktoren einer

Nebenkostenabrechnung 


im Kleingartenverein sprechen. Die Beweggründe für einen Wechsel der Abrechnungslösung bzw. der Einführung einer kompletten Vereinsverwaltung liegen insbesondere in der Vermeidung von Abrechnungsfehlern, der Berücksichtigung von gesetzlichen Anforderungen sowie der Reduzierung der Vorstandshaftung.

Nach gründlicher Recherche im Internet wurde eine passende Softwarelösung für die Anforderungen des Post-Kleingärtnervereins gefunden. Was hier so einfach klingt, war in der Tat eine schwierige und zeitraubende Angelegenheit, weil viele Hersteller gerne auch viel versprechen. Es galt herauszufinden was man selbst will, mindestens benötigt und welche jährlichen Kosten vertretbar erscheinen. Vor der Kaufentscheidung haben sich die Kassierer des Vereins den Einsatz der Software in einem anderen Kleingartenverein vor Ort angesehen. Es war Beeindruckend mit wie viel weniger zeitlichem Einsatz dort die gesamte Nebenkostenabrechnung für die doppelte Anzahl an Parzellen im Vergleich zum eigenen Prozedere erstellt wurde.

Erwähnenswert ist der Umstand, dass man allen Gartenfreunden im Verein mit einer neuen Softwarelösung i.d.R. auch ein neues Abrechnungsformular zumutet. Dies bedeutet „Veränderung“ und findet somit ggf. nicht nur Befürworter. Am Ende aber wurde das Projekt "neue Vereinsverwaltungssoftware" umgesetzt und die Nebenkostenabrechnung für 2018 für alle Gartenfreunde erfolgreich erstellt. Der letzte Satz ist ein schönes Schlusswort und ein uneingeschränkt positives Signal.

 

War es wirklich so einfach?

 

Die Entscheidung zu wechseln, der Kauf selbst, die Installation der Software, der Schutz der Daten gemäß DSGVO war administrativ betrachtet nicht kompliziert. Der zugehörige Meinungsaustausch und die Entscheidungsfindung waren aber schon zeitintensiv. Die dann folgende Einpflege der Stammdaten in die neue Software wurde von der Erkenntnis unterbrochen, dass wir als Verein mit zwei Gartenanlagen die "optionale Kolonie-Verwaltung" einsetzen sollten. Dies hatte zur Folge, dass die Einpflege der Stammdaten abgebrochen und  komplett wiederholt werden musste. Durch den abgeschlossenen Wartungs-/Servicevertrag erreichte uns der Tipp rechtzeitig, sodass einiges an doppelter Arbeit vermieden werden konnte. Die komplette Ersteinrichtung der Software-Lösung wurde fachmännisch remote (per Fernwartung) begleitet. Im Rahmen der Erstellung der Abrechnung selbst, haben wir sehr viel über unsere eigene bisherige Abrechnung gelernt. Insgesamt wurden 101 Nebenkostenabrechnungen für zwei Gartenanlagen erstellt. Bei zwei Abrechnungen haben sich redaktionelle Eingabefehler eingeschlichen. Rein rechnerisch betrachtet, waren alle Nebenkostenabrechnungen im ersten Jahr der Nutzung der neuen Software fehlerfrei. 

 

Überzeugte das neue Abrechnungsformular?

 

Für den Verein war die Einführung der neuen Vereinsverwaltung-Software eine Zeitenwende. Die Optik und der Aufbau der gesamten Nebenkostenabrechnung hat sich geändert. Aber überzeugte das neue Abrechnungsformular auch die Gartenfreunde unseres Vereins? Wir denken, ja! Dies läßt sich aus den Rückmeldungen in der letzten Jahresmitgliederversamm-lung ableiten. Wer möchte, kann sich eine Musterabrechnung (vorher / nachher ) anhand der Bilder (siehe oben) ansehen.

Zusammenfassend war der Wechsel eine gute Entscheidung. Wahrscheinlich erkennen wir erst bei der nächsten bzw. übernächsten Abrechnung die zeitlichen Vorteile und den Komfort der neuen Lösung.